A menudo nos preguntan como consultores de SAP Business One y desarrolladores de soluciones pre parametrizadas, si es mejor un ERP personalizado o uno que ya tenga elementos preconfigurados.
La solución no es tan simple como parece. Un sistema «básico» o listo para usar, que en teoría reduzca al mínimo tanto el tiempo de implementación como los posible problemas no siempre es la mejor opción. De hecho, implementar un sistema ERP «básico» parece fácil, pero en realidad es muy difícil. De hecho, la mayoría de las empresas terminan con soluciones ERP personalizadas, o como mínimo, un sistema configurado específicamente y varias integraciones.
Si bien los sistemas ERP están diseñados para cumplir con los procesos comerciales estándar de cualquier industria, muchas empresas necesitan personalizarlo porque la funcionalidad estándar no siempre se alinea con los procesos comerciales únicos de la empresa.
Y volvemos a la pregunta que nos suelen realizar muchos de nuestros clientes, ¿cómo sé qué requisitos debe tener un ERP, qué elementos necesitarán una configuración y cuáles una personalización?
Personalización vs. configuración
Lo primero que hay que distinguir es entre personalización y configuración. Una configuración consiste básicamente en realizar ajustes para personalizar las funciones estándar de un sistema a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, reorganizar el orden en el que se muestran los campos de un formulario o cambiar las etiquetas del mismo.
Este tipo de ajustes, que llamamos configuración, no requieren cambios en el código fuente del sistema.
La personalización, por el contrario, sí requiere cambios en dicho código fuente. Algunos ejemplos de estas personalizaciones pueden ser la creación de nuevas funciones que mejoren el software central o integraciones con terceros.
Tomar una decisión entre ERP personalizado o estándar
Cada empresa tiene requisitos únicos, pero todas tienen un elemento común: desean proyectos que se ajusten al presupuesto marcado y que se ejecuten según lo programado.
Para tomar la mejor decisión para tu empresa, puedes seguir estas pautas.
¿Una función lista para usar cumple con los requisitos comerciales?
Para responder a esta pregunta, es importante programar una demostración, también llamada «demo» en el sector.
Es la mejor manera de saber si los que te ofrecen se ajusta a las necesidades de tu empresa o requerirá de importantes cambios para que encaje.
Por ejemplo, si un requisito comercial es que «al enviar a los proveedores una factura que muestre tanto la dirección de facturación de la empresa como la dirección de entrega después de que se hayan recibido los pedidos de compra», la mejor manera es comprobarlo en una demo.
Si en dicha demo compruebas que las facturas solo muestran la dirección de facturación, el ERP que estás considerando, no cumple con el requisito comercial de turno.
Es hora de pasar a la siguiente pregunta.
¿Una configuración estándar cumple con los requisitos comerciales?
Conocer cada configuración de todos y cada uno de los módulos y sistemas de gestión de mercado es casi imposible. Por eso es importante que pidas en las demostraciones que te muestren exactamente cómo se realiza alguno de los requisitos comerciales que desees, incluso cuando requiera una configuración muy elemental (ojo, configuración, no un ERP personalizado).
Si el proveedor no es capaz de demostrar cómo se puede configurar su sistema para cumplir con un requisito, es hora de pasar a la siguiente pregunta.
¿Tienes el presupuesto para un erp personalizado?
La respuesta podría ser un simple sí o no, pero probablemente dependerá de varios factores.
En el presupuesto de tu proyecto, es posible que hayas reservado algunos fondos para la personalización. Dependiendo de dicho presupuesto, es posible que debas determinar qué requisitos que requieren personalización son prioritarios.
Debes saber que, además del hecho de que la personalización requiere trabajo de diseño, desarrollo, implementación y prueba, la personalización también pone en riesgo tu ruta de actualización.
Por ejemplo, si estás utilizando una solución ERP en la nube donde las actualizaciones son automáticas, las personalizaciones pueden causar problemas de compatibilidad. De hecho, las actualizaciones pueden sobrescribir o entrar en conflicto con el código personalizado.
Si decides no personalizar el software para cumplir un requisito particular de tu empresa, tienes una opción más:
¿Puedes rediseñar algunos de tus procesos?
Si bien es posible que ya hayas rediseñado muchos de tus procesos antes de la selección de un ERP, pueden presentarse más oportunidades de mejora en el proceso.
Muchas empresas evitan los cambios porque saben que sus empleados se resistirán. Sin embargo, cuando la alternativa supone un alto coste de personalización, es posible que el cambio en el proceso sea una buena idea.