En los últimos años, la digitalización y la desmaterialización de documentos han cobrado más y más importancia. 

La desmaterialización consiste en pasar documentos a formato digital y eliminarlos en formato físico. Por su parte, la digitalización es la conversión de documentos existentes en formato físico a formato digital. 

Ambas prácticas tienen como objetivo reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia en el manejo de documentos. Además de reducir el impacto ambiental de la actividad empresarial.

En el artículo de hoy, vemos sus beneficios y cómo un ERP puede ayudar a desmaterializar y digitalizar negocios.

Beneficios de la desmaterialización y la digitalización de documentos

La desmaterialización y la digitalización de documentos ofrecen grandes beneficios para las empresas, más allá de la reducción del uso del papel. Entre las muchas ventajas, destacamos:

• La reducción del espacio de almacenamiento necesario y los costes asociados (¡adiós salas de archivadores!).
• La mejora de la eficiencia en el manejo de documentos.  Los documentos digitales son más fáciles de compartir y editar, con lo que se agilizan procesos y tareas (ya no hace falta imprimir documentos para firmar).
• Facilitan la colaboración entre equipos y departamentos, incluso cuando no están en la misma oficina. Además, se evita la necesidad de imprimir y repartir copias físicas de los archivos.
• Hacen más rápida y más fácil la recuperación de documentos en caso necesario.
• Garantizan el acceso seguro a la información, solo los perfiles adecuados tienen accesos a información confidencial.
• Ayudan a cumplir con las regulaciones y requerimientos legales específicos de industrias como la legal o la farmacéutica.
• Reducen la necesidad de papel y contribuyen a cuidar el medio ambiente.

Tu ERP, tu aliado para la desmaterialización y la digitalización

Tanto la desmaterialización como la digitalización suelen ir de la mano. Dependiendo de la antigüedad de la empresa y de su cultura, será más o menos sencilla implementarla en tu empresa y aprovechar sus beneficios

No obstante, si en tu empresa cuentas con un ERP, ya tienes una ventaja: una plataforma centralizada y única, desde la que gestionar y controlar todas las áreas de la empresa, así como la desmaterialización y la digitalización de los documentos.

Usar un ERP como aliado para la desmaterialización y la digitalización ofrece distintos beneficios. Entre ellos se incluyen una mayor productividad, el ahorro de tiempo y costes, la reducción de errores humanos, la toma de decisiones informada y basada en datos, y una mayor capacidad para adaptarse a los cambios y las demandas del mercado, algo que es clave para mantener la competitividad en un entorno continuamente cambiante.

Además, mediante la creación de flujos de trabajo y procesos automatizados, el ERP puede hacer un seguimiento de toda la documentación que se digitalice, por ejemplo. O también podría agilizar la revisión y aprobación de documentación a escanear. Sin olvidarnos de todas las posibilidades que brindan los ERP en materia de control y seguridad de la documentación, que no son pocas. 

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